Hai Sobat Barrier Magazine !!! gimana nih kabarnya hari ini, semoga sehat dan baik-baik saja ya. Semoga hati dan fikiran masih tetap sejalan ya, hehe..
Okeyy kali ini kita akan membahas tentang tips melakukan meeting online yang efektif.
Berbagai perusahaan sedang berlomba untuk saling melindungi karyawannya dari penyebaran virus Covid-19, mulai dari pembatasan perjalanan kerja sampai dengan pengaturan kerja jarak jauh. Seluruh aktivitas yang memungkinkan adanya pertemuan tatap muka dalam jumlah besar baik dengan tim, pelanggan, maupun supplier digantikan dengan tatap muka secara online atau meeting online.
Bagi Anda pebisnis perlu mengetahui cara yang tepat agar bekerja jarak jauh (Work From Home) dapat tetap produktif. Pastinya ada berbagai alasan yang dilontarkan para karyawan. Mereka seringkali memberikan asumsi bahwa pertemuan secara online merupakan baru bagi dirinya terutama yang merasa dirinya tidak ahli dalam menggunakan teknologi.
Hal ini akan menjadi efektif apabila semua sepakat dalam mempersiapkannya, dilansir dari Harvard Business Review, yukk simak cara efektif melakukan meeting online
1. Gunakan aplikasi video meeting online
Untuk punya meeting online yang efektif dan produktif langkah pertama yang perlu kamu lakukan adalah memiliki aplikasi khusus video meeting online, seperti Zoom, Skype, Google Meeting, dan lain sebagainya. Hal ini diperlukan agar percakapan yang ingin disampaikan tersalurkan dengan baik dan semua orang bisa turut berpartisipasi. Adapun sebelum mengunduh aplikasi tersebut pastikan alat yang kamu gunakan sesuai dengan standar prosedur sehingga tidak menimbulkan lagging atau error.
2. Tes dahulu aplikasi sebelum meeting
Hal ini dilakukan untuk menghindari waktu yang terbuang saat awal percakapan karena perlunya download software atau aplikasi yang dibutuhkan atau akses kepada pertemuan online dan lain sebagainya. Utamakan dan pastikan semua peserta meeting online telah menguji terlebih dahulu aplikasi tersebut sebelumnya serta kenyamanan dalam penggunaan berbagai fitur dalam aplikasi. Ingatlah, jika supplier dan customer ingin melakukan percakapan dengan tim kamu, pastikan pula anggota tim mengerti dan membiasakan diri dengan aplikasi yang berbeda.
3. Siapkan kondisi internet dan audio terbaik
Meeting online akan berjalan dengan baik apabila koneksi internet yang kamu gunakan kuat dan lancar sepanjang percakapan berlangsung. Setidaknya jika internet dirumah kamu kurang bagus, video mungkin akan terlihat patah, namun untuk audio akan terdengar lebih jelas daripada video. Oleh karena itu, pastikan audio terdengar jelas dan menjadi hal yang paling utama untuk diperhatikan.
4. Pastikan wajah kamu terlihat saat meeting online
Meeting online melalui video akan lebih efektif jika dapat saling melihat wajah dan bahasa tubuh antar peserta meeting. Apabila kamu membutuhkan panggilan secara individual, kamu dapat memintanya secara personal kepada setiap karyawan kamu.
5. Siapkan materi presentasi
Sebelum melakukan meeting online, sebaiknya tetapkan dahulu tujuan meeting secara jelas dan kirimkan semua materi presentasi yang ingin dibicarakan. Selama percakapan berlangsung, sebaiknya gunakan sebuah agenda, tetapkan aturan dalam pertemuan, ambil waktu istirahat di tengah percakapan, dan jelaskan ringkasan di setiap akhir sesi dan di akhir meeting online. Jika semua hal ini dilakukan sesuai agenda, kami yakin meeting online kamu akan lebih produktif.
6. Buat presentasi secara singkat, padat, dan jelas
Hal yang paling buruk dilakukan saat meeting online adalah menyiapkan materi presentasi yang panjang. Meeting online ini seharusnya bersifat diskusi dan menyerupai pertemuan offline. Maka dari itu, sangatlah penting untuk kamu membuat materi presentasi yang singkat, padat dan jelas. Jika ada salah satu anggota ingin memberikan penjelasan, berikan peluang untuk berbagi layar (share screen) untuk memandu percakapan sehingga peserta lain dapat mengikuti di materi yang sama. Namun penting untuk memprioritaskan pembicaraan yaitu dengan memaksimalkan waktu satu dengan lainnya.
7. Gunakan “IceBreaking”
Buat kamu yang akan memimpin meeting online, ada baiknya untuk membuat kedekatan antar anggota tim terlebih dahulu di awal meeting dengan topik yang ringan. Hal ini perlu dilakukan guna mengurangi rasa terisolasi antara anggota tim yang sudah lama tidak bertatap muka. Contoh simple yang bisa dilakukan saat meeting online adalah menanyakan kabar dan kondisi kesehatan, suasana lebaran kemarin, hingga hiburan yang dilakukan saat libur lebaran. Apa pun topiknya pastikan untuk membahas yang ringan-ringan saja.
8. Memiliki moderator
Biasanya hal yang sulit dilakukan sebuah perusahaan besar dalam mengelola meeting secara online adalah jumlah pengikut atau karyawan yang terlampau banyak. Hal ini sering ditakutkan karena kemungkinan besar para karyawan tidak bisa mengontrol sikapnya di kegiatan meeting. Oleh karena itu, memiliki moderator adalah langkah yang baik dan mereka sangat berguna untuk mengatasi berbagai pertanyaan teknis mengenai teknologi yang digunakan atau pertanyaan dasar lainnya.
9. Dapatkan “Feedback” dari peserta meeting online
Sangat dibutuhkan aktivitas pengumpulan masukan atau saran yang berkualitas baik. Hal ini sangat menantang dikarenakan gambaran visual juga sulit untuk dipahami. Gunakan beberapa alat survey online seperti Poll, Survey Monkeys, Google Form, Typeform dan lainnya dimana kamu dapat lebih mudah mendapatkan feedback kapan saja secara realtime. Biarkan survey tersebut terbuka untuk diisi dan lakukan terpisah dari meeting online yang sedang berlangsung. Pekerja perlu mengetahui secara jelas instruksi dan aturan jelas dalam menggunakan survey tersebut agar anggota tim dapat lebih cepat paham
10. Lakukan rekap sebelum rapat online berakhir
Sebelum mengakhiri meeting online pastikan Anda dan semua anggota tim merekap action item yang harus mereka kerjakan setelah meetingq.
Ini adalah cara untuk memastikan rapat selesai dengan hasil yang jelas. Bila perlu bagikan notulen rapat online agar semua paham tentang keputusan akhir rapat dan tindakan apa yang harus dilakukan di masa depan.
11. Berlatihlah secara berulang dan berkala
Pertahankan dan lakukan meeting online ini secara berkala dengan masing-masing pemimpin dalam divisi kamu dan melakukannya tanpa bantuan sekalipun. Setelah dilakukan meeting online, kumpulkan dan tanyakan tentang pengalaman mereka. Apa yang seperlunya kamu lakukan dan apa yang tidak seharusnya kamu lakukan? Lalu bagaimana cara mereka bisa berevolusi dengan meeting online untuk membuat mereka tetap produktif seperti saat bertemu langsung? Apa pun masalahnya, selalu komunikasikan dengan semua peserta meeting dan latihlah secara berulang atau berkala.
Jika sudah mengetahui tips menciptakan meeting online yang sukses, pastikan untuk melakukan berbagai penyesuaian di atas agar meeting virtual yang Anda laksanakan di tengah kebijakan work from home ini tetap berjalan lancar, efektif dan efisien.
Itu dia beberapa tips / rekomendasi yang sudah kami rangkum. Jika tips atau rekomendasi diatas sangat membantu, ada baiknya bila membagikannya juga artikel ini ke teman-teman Anda yaa.
Selamat mencoba & semoga berhasil !
Sampai Jumpa di artikel Tips & Trick dan rekomendasi kami selanjutnya..
Salam Hangat…
Leave a Reply