Cara Buat Mail Merge di Word – Membuat surat yang akan dikirimkan kebanyak penerima, tentu mengharuskan kalian mengisi kolom penerima seperti Nama, Alamat Nomor Telepon yang berbeda-beda.
Nah, jika dilakukan dengan cara manual, tentunya bakal lama banget dan bisa dimarahin bos. Ya, soalnya kan atasan biasanya mau yang cepat dan hasil maksimal, tentunya kalian harus mengetahui Cara Buat Mail Merge di Word.
Kalian nggak perlu pusing dan stress, pada artikel ini kita bakal membagikan cara membuat mail merge di Microsoft Word yang bisa kalian gunakan untuk mengirim surat ke banyak penerima dengan gampang dan cepat.
Mail Merge itu apa ?
Secara simpelnya, Mail Merge adalah Surat Massal yang berarti kalian bisa membuat surat yang dikirimkan ke banyak penerima menggunakan Microsoft Word.
Kalau di fikir pakai logika, membuat surat kebanyak penerima itu adalah hal yang sangat memakan waktu, dengan menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word, kalian bisa membuatnya lebih mudah, cepat dan praktis. Kalau ada yang gampang, kenapa harus ribet ya ngga ?
Hal yang perlu diperhatikan sebelum membuat Mail Merge
Jika kalian ingin mengunakan fitur ini, ada dua hal yang penting banget kalian ketahui, yaitu menggunakan dua aplikasi besutan Microsoft, seperti Excel yang digunakan untuk membuat sumber data dan Word untuk membuat naskah utama.
Jadi, saat membuat Mail Merge kalian membutuhkan dua aplikasi berbeda. Nah, setelah itu kita lanjut ke cara membuatnya.
Cara Membuat Mail Merge di Word
Langkah 1 : Membuat Sumber Data
Pada langkah ini, kalian harus membuat sumber data yang dibuat di Microsoft Excel. Kalian bisa mengisi secara manual, seperti Nama Penerima, Alamat, Nomor telepon dll yang diperlukan saat membuat surat.
Sumber data ini yang nantinya akan digunakan untuk mengisi secara otomatis di naskah surat yang dibuat di Microsoft Word.
Langkah 2 : Membuat Naskah Surat
Langkah berikutnya adalah membuat naskah surat yang dibuat di Microsoft Word. Kalian bisa mengisinya sesuai dengan jenis surat yang dibutuhkan.
Namun, dalam menggunakan fitur Mail Merge, selain surat kalian juga bisa membuat seperti amplop, hingga biodata siswa.
Langkah 3 : Menghubungkan Sumber Data dengan Naskah Surat
Menuju ke step inti, setelah kalian selesai membuat sumber data dan naskah surat yang dibutuhkan. Maka Langkah berikutnya pada Cara membuat mail merge di Microsoft Word adalah menghubungkan kedua bahan tersebut.
Pada Langkah ini, terbagi menjadi beberapa langkah, yang bisa kalian simak berikut ini :
Buka File Naskah Surat di Word
- Setelah file terbuka, pilih menu Mailings pada toolbox bagian atas, pilih menu Start Mail Merge, lalu pilih menu letters.
- Masih pada menu Mailings, namun kalian pilih sub menu Select Recipient yang ada di sebelah Start Mail Merge, lanjut pilih Use Existing List, pada menu tersebut kalian akan diarahkan untuk memilih sumber data yang sudah dibuat sebelumnya.
- Pilih sheet yang kalian gunakan untuk membuat sumber data, jika kalian membuatnya di sheet pertama, silahkan pilih Sheet 1.
- Arahkan kursor di sebalah teks Nama pada file naskah surat
- Kembali ke menu Mailings dan pilih Insert Merge Field, dan pilih opsi Nama. (untuk mengisi alamat/No. Telp langkahnya sama)
- Pilih menut Preview Result untuk melihat hasilnya, dan sesuaikan dengan nomor urut penerima surat
Simpan dan Print
- Masih di menu toolbox Mailings, Pilih menu Finish & Merge
- Didalam menu Finish & Merge terdapat 3 Pilihan yang bisa kalian pilih sesuai dengan kebutuhan kalian, yaitu Edit Individual Document : yang akan menyimpan file baru berdasarkan jumlah sumber data yang kalian buat sebelumny, jika kalian membuat 5 sumber data, maka akan tersimpan 5 file baru. Print Document : kalian bisa mencetak hasil kerja sesuai dengan jumlah sumber data yang kalian buat tanpa perlu menyimpannya. Send Email Messages : yang digunakan untuk mengim file surat menggunakan Email.
Nah, gimana nih cara membuat Mail Merge di Microsoft Word, gampang banget kan. Semoga cara diatas membantu kalian dalam pembuatan surat yang akan dikirimkan kebanyak penerima.
Ada banyak cara-cara mudah lainnya yang bisa kalian temukan disini, tetap di Barriermagz.
Leave a Reply